4+5=9s

LAS “4+5=9S“: HERRAMIENTAS DE MEJORA CONTINUA

visto en

1.-PREÁMBULO.-

Desde que empecé a trabajar como dirigente de una organización empresarial y, por supuesto, posteriormente como consultor, tuve muy claros las necesidades y beneficios de la organización, orden y limpieza en todas las plantas  de producción y oficinas , esmerándome en  conseguir su implantación y mantenimiento. Más adelante surgió la técnica japonesa de las 5S junto al concepto de la Mejora Continua-

El primer paso de la Mejora en cualquier tipo de Empresas es el Orden y la Limpieza, Si deseamos Mejorar primero tenemos que estandarizar, imagínense un lugar en donde no podamos encontrar lo que buscamos, que el exceso de material terminado y materia prima nos impida ver las áreas de oportunidad, es hay en donde el Programa de las 5S es primordial para iniciar relación trabajador-gerencia  que permita que todo el personal participe activamente del proceso de mejora continua.

El sistema de las 5S son cinco conceptos que a la vez son cinco estados mentales en relación con el orden y la limpieza. La motivación y compromiso para alcanzar el orden y limpieza en una organización  se logra con el programa de las 5S. que consiste en actividades de orden y limpieza en el lugar de trabajo, que por su sencillez permiten la participación de pequeños grupos a lo largo y ancho de la compañía, los cuales con su aporte contribuyen a incrementar la productividad y mejorar el ambiente de trabajo.

No contentos con las cinco “S” ahora el sistema se ha ampliado con otras cuatro “S´” más, para darle consistencia en el tiempo y que todo el personal lo asuma e interiorice y evitar que el sistema lentamente decaiga o se degrade.

Seguidamente, expondré las particularidades de la herramienta de mejora continua basada en la implantación de la filosofía de las 5 S, para posteriormente, explicar lo concerniente al resto de otras 4 S que surgieron más tarde. Con respecto, a las 5S, recomiendo la lectura del post editado como  ejemplo de procedimiento de su implantación en una organización empresarial, a saber:”Implantación de las 5S”

2.-LA FILOSOFÍA DE LAS “5 S”.-

El movimiento de 5 S  toma su nombre de cinco palabras japonesas que principian con s: seiri,  seiton,  seiso,  seiketsu y  shitsuke. El movimiento en cuestión a cobrado un gran auge en las empresas occidentales a partir del bajísimo costo que implica su puesta en marcha, el ahorro en costos y recursos, la reducción de accidentes, el incremento en la motivación del personal, y los incrementos en calidad y productividad entre muchos otros. Las 5 S conjuntamente con la estandarización (documentación de la mejor forma de realizar el trabajo) y la eliminación del desperdicio, constituyen los pilares fundamentales para la práctica del kaizen (mejora continua en el lugar de acción).

Las 5 S pueden considerarse como una filosofía, una forma de vida en nuestro trabajo diario. La esencia de las 5 S es seguir lo que se ha acordado. La implantación de las 5 S en una organización implica quebrar la tendencia a la acumulación de elementos innecesarios, al no realizar una limpieza continua y a no mantener en su debido orden los elementos y componentes.; también implica cumplir con los principios de higiene y cuidados personales. Al implementar las 5S’s, nos debemos concentrar en estandarizar las mejores prácticas en nuestra área de trabajo. Dejemos que los trabajadores participen en el desarrollo de estos estándares o normas. Adjuntamos una representación en power point donde se comprueba la relación entre el ciclo PDCA hacia la mejora continua y la metodología de las 5S:

Descarga PDCA _5S

2.1.- SEIRI.–

ORGANIZACIÓN.- “Cuando menos es más”.

La primera S se refiere a eliminar del área de trabajo todo aquello que no sea necesario. La clasificación y descarte significan separar las cosas que son necesarias para nuestro trabajo de aquellas que no lo son, y mantener solamente esas cosas necesarias en el lugar conveniente y en su número adecuado.Ejecutar el seiri significa diferencias entre los elementos necesarios de aquellos que no lo son, procediendo a descartar estos últimos. Ello implica una clasificación de los elementos existentes en el lugar de trabajo entre necesarios e innecesarios. Para ello se establece un límite a los que son necesarios.

Un método práctico para ello consiste en retirar cualquier cosa que no se vaya a utilizar en los próximos treinta días. Una forma efectiva de identificar estos elementos que habrán de ser eliminados, es utilizar una tarjeta roja (de expulsión) que se coloca a cada artículo que se considera no necesario para la operación. Enseguida, estos artículos son llevados a un área de almacenamiento transitorio. Más tarde, si se confirmó que eran innecesarios, estos se dividirán en dos clases, los que son utilizables para otra operación y los inútiles que serán descartados. Este paso de ordenamiento sirve para liberar espacios de piso desechando cosas tales como: herramientas rotas u obsoletas, recortes y excesos de materia prima

El otro método hace uso de una de las herramientas de gestión “el diagrama de Pareto”, en función de ello habría que separar los pocos vitales de los muchos triviales. Ello significa que como promedio aproximadamente entre un 20% y un 30% de los elementos son utilizados entre el 80% y 70% de las oportunidades, mientras que entre un 80% y 70% de los restantes elementos sólo se utilizan entre el 20% y 30% de las veces. Ver diapositiva power point del diagrama de Pareto

Descarga diagrama_Pareto

Poner en práctica el seiri implica otorgar poder a los empleados y obreros (empowerment) para que ellos determinen cuales son aquellos elementos o componentes necesarios, siguiendo los postulados generales dictados por la dirección. Volviendo al etiquetado mencionado, la colocación de etiquetas rojas de un tamaño ostensible (sobre los elementos innecesarios) permite visualizar luego de la selección la importante cantidad de elementos sobrantes o innecesarios en el lugar de trabajo.

Surge luego que hacer con tales elementos, de tratarse de documentación deberá asignársela un código y proceder a su archivo (de tal forma en caso de ser necesario hacer uso de ellos se podrán encontrar fácilmente los mismos evitando la pérdida de tiempo o el extravío de los mismos).

En el caso de máquinas o herramientas podrán ser destinadas a sectores que necesiten de ellas o bien ubicarlas en un área que permita su utilización por diversos sectores (siempre claro está de que se trate de máquinas y herramientas de muy escaso uso, que no justifique la pérdida de espacio físico), en el caso de formularios si están fuera de uso deberán utilizarse de ser posible para otros fines (utilizando la cara no impresa) y de no ser posible ello proceder a su destrucción. Es importante evitar por tal motivo la impresión de formularios en tandas, siendo mejor su impresión “justo a tiempo”.

Para el caso de las materias primas y materiales existentes en exceso, los mismos deberán ir al sector anterior en el proceso, adoptándose todas las medidas necesarias para dentro de la filosofía del JIT evitar la recurrencia de excesos de inventarios y sobreproducciones de materiales y productos en proceso, debido a los ingentes recursos que se ven desperdiciados por tal motivo (manipulación de materiales, destrucción, accidentes, uso de espacios, costos financieros, seguros, pérdida de valor). Es fundamental que tanto los empleados, como los supervisores, analistas y directivos recorran los lugares luego de las colocaciones de las etiquetas antes mencionadas para tomar conciencia y analizar las causas de tanto derroche.

Las ventajas de la clasificación y descarte son:

  • Reduce las necesidades de espacio, stock, almacenamiento, transporte y seguros.
  • Facilita el transporte interno, la disposición física de los elementos, el control del proceso y la ejecución del trabajo en el tiempo previsto.
  • Evita la compra de materiales y componentes por duplicado y también los daños a los materiales o productos almacenados.
  • Aumenta el retorno del capital invertido.
  • Aumenta la productividad de las máquinas y personas implicadas.
  • Provoca un mayor sentido de la clasificación y la economía, menor cansancio físico y mayor facilidad de operación.

Para poner en práctica esta primera S debemos hacernos las siguientes preguntas:

  • ¿Qué podemos tirar?
  • ¿Qué debe ser guardado?
  • ¿Qué puede ser útil para otra persona u otro departamento?
  • ¿Qué deberíamos reparar?
  • ¿Qué podemos vender?

2.2.- SEITON.–

ORDEN.- “Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar “.-

El seiton implica disponer en forma ordenada todos los elementos esenciales que quedan luego de practicado el seiri, de manera que se tenga fácil acceso a éstos. Significa también suministrar un lugar conveniente, seguro y ordenado a cada cosa y mantener cada cosa allí. Algunas estrategias para este proceso de “todo en su lugar” son: pintura de pisos delimitando claramente áreas de trabajo y ubicaciones, tablas con siluetas, así como estantería modular y/o gabinetes para tener en su lugar cosas como un bote de basura, una escoba, trapeador, cubeta, etc.

Clasificar los diversos elementos por su uso y disponerlos como corresponde para minimizar el tiempo de búsqueda y el esfuerzo, requiere que cada elemento disponga de una ubicación, un nombre y un volumen designados. Debe especificarse no sólo la ubicación, sino también el número máximo de artículos que se permite. Los elementos que queden  deben colocarse en el área designada. Cada pared debe estar numerada. La colocación de las diversas herramientas, suministros y trabajos en procesos deben estar ubicadas de acuerdo a las señales o marcas especiales. Las marcas en el piso o en las estaciones de trabajo indican las ubicaciones apropiadas para el trabajo en proceso, herramientas, etc. Al pintar un rectángulo en el piso para delinear el área para las cajas que contienen trabajo en proceso, por ejemplo, se crea un espacio suficiente para almacenar el volumen máximo de artículos.

Las herramientas deben colocarse al alcance de la mano y deben ser fáciles de recoger y regresar a su sitio. Sus siluetas podrían pintarse en la superficie donde se supone que deben almacenarse. Esto facilita saber cuándo se encuentran en uso. El pasadizo también debe señalizarse claramente con pintura, al igual que otros espacios designados para suministros y trabajo en proceso, siendo el destino del pasadizo el de transito no debiendo dejarse nada allí.

Es muy común en áreas administrativas el extravío de documentación, contratos y otro tipo de documentación por falta del debido ordenamiento, lo cual trae aparejado importante pérdida de tiempo, como también la ausencia de documentación de importancia en momentos claves, y la mala imagen que queda de la empresa ante los ojos de clientes internos o externos.

Tener lo que es necesario, en su justa cantidad, con la calidad requerida, y en el momento y lugar adecuados nos puede comportar estas ventajas:

  • Menor tiempo de búsqueda de aquello que nos hace falta.
  • Menor necesidad de controles de stock y producción.
  • Facilita el transporte interno, el control de la producción y la ejecución del trabajo en el plazo previsto.
  • Evita la compra de materiales y componentes innecesarios y también los daños a los materiales o productos almacenados.
  • Aumenta el retorno del capital.
  • Aumenta la productividad de las máquinas y personas.
  • Provoca una mayor racionalización del trabajo, menor cansancio físico y mental, y mejor ambiente.

Para tener claros los criterios de colocación de cada cosa en su lugar adecuado, debemos respondernos las siguientes preguntas:

  • ¿Es posible reducir el stock de esta cosa?
  • ¿Esto es necesario que esté a mano?
  • ¿Todos llamamos a esto con el mismo nombre?
  • ¿Cuál es el mejor lugar para cada cosa?

Y, por último, hay que tener claro que:

  • Todas las cosas han de tener un nombre, y todos deben conocerlo.
  • Todas las cosas deben tener un espacio definido para su almacenamiento o colocación, indicado con exactitud y conocido también por todos.

2.3.-SEISO.-

LIMPIEZA.- “Los trabajadores se merecen el mejor ambiente y entorno”.

El seiso significa limpiar el entorno de trabajo, incluidas máquinas y herramientas, lo mismo que pisos, paredes y otras áreas del lugar de trabajo.Una vez que ya hemos eliminado la cantidad de estorbos y hasta basura, y relocalizado lo que sí necesitamos, viene una super-limpieza del área.

Es importante, pues, que cada trabajador tenga asignada una pequeña zona de su lugar de trabajo que deberá tener siempre limpia bajo su responsabilidad. No debe haber ninguna parte de la empresa sin asignar. Si todas las personas no asumen este compromiso, la limpieza nunca será real. Toda persona debería conocer la importancia de estar en un ambiente limpio. Cada trabajador de la empresa debe, antes y después de cada trabajo realizado, retirar cualquier tipo de suciedad generada

Se desarrollará en los trabajadores un orgullo por lo limpia y ordenada que tienen su área de trabajo. Este paso de limpieza realmente desarrolla un buen sentido de propiedad en los trabajadores. Al mismo comienzan a resultar evidentes problemas que antes eran ocultados por el desorden y suciedad. Así, se dan cuenta de fugas de aceite, aire, refrigerante, partes con excesiva vibración o temperatura, riesgos de contaminación, partes fatigadas, deformadas o rotas.

Un operador que limpia una máquina puede descubrir muchos defectos de funcionamiento; por tal razón el seiso es fundamental a los efectos del mantenimiento de máquinas e instalaciones. Así pues mientras se procede a la limpieza de la máquina podemos detectar con facilidad la fuga de aceite, una grieta que se esté formando en la cubierta, o tuercas y tornillos flojos. Una vez reconocidos estos problemas, pueden solucionarse con facilidad. Es fundamental evitar la emanación de componentes que produzcan el enrarecimiento del aire, pero además contar con sistemas de aireación propicios. Un aire limpio permitirá detectar a tiempo perdida de gases, químicos o combustibles.

No sólo la limpieza de máquinas, pisos, techos y del aire son importantes, también lo es la luz, el color, el calor y la acústica. Así un suministro adecuado de luz debe ser el primer objetivo, puesto que la luz es el requisito esencial para ver. La luz es el elemento más importante para proporcionar un ambiente adecuado. Los colores claros de las paredes son tan importantes como la luz que refleja, debido a que el negro y los colores oscuros absorben la luz y tienden a crear un ambiente lóbrego y deprimente. Al seleccionar colores para una industria o cualquier otro lugar de trabajo, se debe pensar en la seguridad y en el estado de ánimo que pueda lograrse en las personas que lo ocupan, así como en las condiciones de trabajo que conduzcan a incrementar la eficiencia del trabajo. Es obvio que sin los requerimientos fundamentales para un alumbrado adecuado no se puede llevar a cabo ningún trabajo visual en forma fácil, correcta y rápida, ni tampoco en forma segura.  Una exposición excesiva al ruido causa lesiones al sistema auditivo, causa molestias y, en ocasiones, interrumpe el curso del diálogo.

Un ambiente limpio proporciona calidad y seguridad, y además las ventajas de:

  • Mayor productividad de personas, máquinas y materiales, evitando hacer las cosas dos veces.
  • Facilita la venta del producto.
  • Evita pérdidas y daños de materiales y productos.
  • Es fundamental para la imagen interna y externa de la empresa.

Para conseguir que la limpieza sea un hábito bien fijado, hay que tener en cuenta los siguientes puntos:

  • Todos deben limpiar utensilios y herramientas al terminar de usarlos y antes de guardarlos.
  • Las mesas, armarios y muebles deben estar limpios y en condiciones de uso.
  • No debe tirarse nada al suelo.
  • Diariamente, retirar polvo y suciedad de los suelos, paredes, techos, puertas, ventanas, armarios, mesas, cortinas, sillas, etc.
  • No existe ninguna excepción cuando se trata de limpieza. El objetivo no es impresionar a las visitas, sino tener el ambiente ideal para trabajar a gusto y obtener la Calidad Total.

2.4.-SEIKETSU. –

CONTROL VISUAL.- “Todos queremos calidad de vida en el trabajo”.

El emprender sistemáticamente las primeras tres “S”, brinda la posibilidad de pensar que éstas no se pueden aislar, sino que los esfuerzos deben darse en forma conjunta, pero para lograr esto en el trabajo es importante también que la persona esté en un estado de alerta y motivado en su realización.

La higiene es el mantenimiento de la limpieza, del orden. Quien exige y hace calidad cuida mucho la apariencia. En un ambiente limpio siempre habrá mayor seguridad. Quien no cuida bien de sí mismo no puede hacer o vender productos o servicios de calidad. Tener la empresa limpia y aseada requiere gastos de sistema y utensilios de limpieza, requiere mantenimiento del orden, de la limpieza y de la disciplina.

La visualización es, más o menos, lo mismo, pero con mayor énfasis en la gestión continuada de la higiene. De este modo el interés nunca decaerá y habrá maneras de actuar rápidamente siempre.

Seiketsu  significa mantener la limpieza de la persona por medio del uso de ropa de trabajo adecuada, lentes, guantes, cascos, caretas y zapatos de seguridad, así como mantener un entorno de trabajo saludable y limpio. En relación a la protección de los ojos es posible contar actualmente con lentes para cada tipo de riesgo posible; pero el problema más grande es que muchos operarios no aceptan usar siempre el equipo de seguridad para proteger sus ojos. Es acá donde la disciplina toma importancia fundamental, brindándole la información para que el empleado sea en todo momento consciente de los riesgos, y mentalizándolo para actuar conforme a las normativas de seguridad de la empresa.  Selección, protección, higiene personal esmerada, buena limpieza en la fábrica y un buen programa de educación continua son medidas muy útiles para eliminar los casos de enfermedades de la piel en cualquier industria.

La gerencia debe diseñar sistemas y procedimientos que aseguren la continuidad de seiri, seiton y seiso; lo cual es el otro significado del seiketsu (sistematizar).

Las ventajas de esta cuarta S son, entre otras:

  • Facilita la seguridad y el desempeño de los trabajadores.
  • Evita daños a la salud del trabajador y del consumidor.
  • Mejora la imagen de la empresa interna y externamente.
  • Eleva el nivel de satisfacción y motivación del personal hacia el trabajo.

En el establecimiento de un sistema que asegure la 4ª S en la empresa son útiles algunos recursos visuales:

  • Avisos que ayuden a las personas a evitar errores en las operaciones de sus lugares de trabajo.
  • Avisos de peligro, advertencias, limitaciones de velocidad, etc.
  • Informaciones o instrucciones sobre equipamiento y máquinas.
  • Avisos de mantenimiento preventivo.
  • Recordatorios sobre requisitos de limpieza.
  • Instrucciones y procedimientos de trabajo.

Pero hay que recordar que todos estos avisos y recordatorios:

  • Deben ser visibles a cierta distancia.
  • Deben colocarse en los sitios adecuados.
  • Deben ser claros, objetivos y de rápido entendimiento.
  • Deben contribuir a la creación de un local de trabajo motivador y confortable.

2.5.- SHITSUKE.-

DISCIPLINA.- “Orden, rutina y perfeccionamiento constantes”.

Shitsuke implica autodisciplina. El sostenimiento consiste en establecer un nuevo “estatus quo” y una nueva serie de normas o estándares en la organización del área de trabajo. Cuando una persona se apega al orden y al control de sus actos, está acudiendo a la prudencia y a la inteligencia en su comportamiento, entonces se transforma en un generador de calidad y confianza,  Vencida la resistencia al cambio, por medio de la información, la capacitación y brindándole los elementos necesarios, se hace fundamental la autodisciplina para mantener y mejorar día a día el nuevo orden establecido.

Disciplina no significa que habrá unas personas pendientes de nosotros preparados para castigarnos cuando lo consideren oportuno. Disciplina quiere decir voluntad de hacer las cosas como se supone que se deben de hacer. Es el deseo de crear un entorno de trabajo en base a buenos hábitos.

Mediante el entrenamiento y la formación para todos (¿qué queremos hacer?), y la puesta en práctica de estos conceptos (¡vamos a hacerlo!), es como se consigue romper con los malos hábitos pasados y poner en práctica los buenos. En suma, se trata de que la mejora alcanzada con las 4 S anteriores se convierta en una rutina, en una parte más de nuestros quehaceres. Además, ello revierte en un crecimiento a nivel humano y personal a nivel de autodisciplina y autosatisfacción.

3.-ADICIÓN DE LAS “4 S” A  LAS “5 S”CONFORMANDO LAS “9 S”.-

A las 5 S clásicas etapas ya mencionadas se pueden añadir otras 4 S que tratan de involucrar aun más al personal en la consecución de una mejora continua que lleve a la organización empresarial a la excelencia en la gestión.

Una vez bien implementado, el proceso de las 9S’s eleva la moral, crea impresiones positivas en los clientes y aumenta la eficiencia la organización. No solo se sienten los trabajadores mejor acerca del lugar donde trabajan, sino que el efecto de superación continua genera menores desperdicios, mejor calidad de productos, cualquiera de los cuales, hace a nuestra organización más competitiva en el mercado. El concepto de las 5S’s fue ampliado posteriormente a las 9S’s, a continuación explicaremos las restantes 4S’s.

Para implementar estos nueve principios, es necesario establecer una planificación siempre considerando a las personas, desarrollando las acciones pertinentes, comprobando periódicamente las actividades comprendidas y comprometerse con la mejora continua.

Podemos citar como incidencias y acciones a realizar al ejecutar la metodología de las “ 9 S”,en relación con el entorno, consigo mismo y con la empresa, lo cual he representado en la diapositiva power point que incluyo:

Descarga incidencias-9S

3.1.-SHIKARI. –

CONSTANCIA.-Es la capacidad de una persona para mantenerse firmemente en una línea de acción.

La voluntad de lograr una meta. Existe una palabra japonesa konyo que en castellano traduce algo similar a la entereza o el estado de espíritu necesario para continuar en una dirección hasta lograr las metas. La constancia en una actividad, requiere una mente positiva para el desarrollo de hábitos y luchar por alcanzar un objetivo.

Preservar en los buenos hábitos es aspirar a la justicia, en este sentido practicar constantemente los buenos hábitos es justo con uno mismo y lo que provoca que otras personas tiendan a ser justos con uno. La constancia es voluntad en acción y no sucumbir ante las tentaciones de lo habitual y lo mediocre. Hoy se requieren de personas que no claudiquen en su hacer bien (eficiencia) y en su propósito (eficacia)

3.2.- SHITSUKOKU.–

COMPROMISO.- Es cumplir con lo pactado.

Los procesos de conversación generan compromiso. Cuando se empeña la palabra se hace todo el esfuerzo por cumplir. Es una ética que se desarrolla en los lugares de trabajo a partir de una alta moral personal. Algunas personas logran ser disciplinadas y constantes (5ª S y 6ª S). Sin embargo, es posible que las personas no estén totalmente comprometidas con la tarea.  Shitsukoku significa perseverancia para el logro de algo, pero esa perseverancia nace del convencimiento y entendimiento de que el fin buscado es necesario, útil y urgente para la persona y para toda la sociedad.

3.3.- SEISHOO. –

COORDINACIÓN.- Para lograr un ambiente de trabajo de calidad se requiere unidad de propósito, armonía en el ritmo y en los tiempos.

Esta S tiene que ver con la capacidad de realizar un trabajo con método y teniendo en cuenta a las demás personas que integran el equipo de trabajo. Busca aglutinar los esfuerzos para el logro de un objetivo establecido.  Los equipos deben tener métodos de trabajo, de coordinación y un plan para que no quede en lo posible nada a la suerte o sorpresa. Los resultados finales serán los mejores para cada actor en el trabajo y para la empresa.

Esta acción significa ir hasta el final de las tareas, es cumplir responsablemente con la obligación contraída, sin volver para atrás, el compromiso es el último elemento de la trilogía que conduce a la armonía (disciplina, constancia y compromiso), y es quien se alimenta del espíritu para ejecutar las labores diarias con un entusiasmo y ánimo fulgurantes.

3.4.- SEIDO. –

SINCRONIZACIÓN.-Para mantener el ritmo en el trabajo debe existir un plan de trabajo, normas específicas que indiquen lo que cada persona debe realizar.

Los procedimientos y estándares ayudarán a armonizar el trabajo. Seido implica normalizar el trabajo.Ello significa un final por medio de normas y procedimientos con la finalidad de no dispersar los esfuerzos individuales y de generar calidad.

4.-LA ESTRATEGIA DE LAS “5 S” Y SUS NECESIDADES.-

Las 5S son algo más que una simple campaña de limpieza, sino que es un compromiso de mejora integral del entorno y las condiciones de trabajo para todos. Ciertamente, la empresa nota el cambio de una situación en la que mucha gente no se preocupa o no le importa la suciedad y la insalubridad del entorno de trabajo, a una nueva etapa en la que todos y cada uno de los trabajadores participan activamente en el mantenimiento adecuado de los materiales, equipamiento y lugares de trabajo.

Seguidamente, mencionaremos las premisas que condicionan estratégicamente la implantación de las 5S en una organización empresarial, a saber:

  • Dar respuesta a la necesidad de mejorar el ambiente de trabajo, eliminación de despilfarros producidos por el desorden, falta de aseo, fugas, contaminación, etc.
  • Buscar la reducción de pérdidas por la calidad, tiempo de respuesta y costes con la intervención del personal en el cuidado  del sitio de trabajo e incremento de la moral por el trabajo.
  • Facilitar crear las condiciones para aumentar la vida útil de los equipos, gracias a la  inspección  permanente por parte de la  persona quien opera la maquinaria.
  • Mejorar la estandarización y la disciplina en el cumplimiento de los estándares al tener el personal la posibilidad de  participar en la elaboración de procedimientos de limpieza, lubricación y apriete.
  • Hacer uso de elementos de control visual como tarjetas y tableros para mantener ordenados todos los elementos y  herramientas que intervienen en el proceso  productivo.
  • Conservar del sitio de trabajo mediante controles periódicos sobre las acciones de mantenimiento de  las mejoras alcanzada con la aplicación de las 5S
  • Poder implantar cualquier tipo de programa de mejora continua de producción Justo a Tiempo, Control Total de Calidad y  Mantenimiento Productivo Total
  • Reducir las causas potenciales de accidentes y se aumenta la conciencia de cuidado y conservación de los equipos y demás recursos de la compañía

A continuación, presento una diapositiva power point donde trato de exponer las necesidades  estratégicas que aporta el programa de aplicación de las “5S”.

Descarga  necesidad_ 5S

5.- BENEFICIOS DE LA IMPLANTACIÓN DE LAS “5 S”.-

Tendremos dos clases de beneficios: tangibles e intangibles, a saber:

A.-Beneficios tangibles:

  • En los talleres.-
    •  Espacio ganado en el área de trabajo
    • Reducción de tiempos de búsqueda de utillajes, herramientas, repuestos, hojas de instrucciones técnicas,…etc.
    • Reducción de existencias de materiales, herramientas, cuchillas, consumibles
  • En las oficinas.-
    • Espacio ganado en el área de trabajo
    • Reducción de tiempos de búsqueda de los documentos administrativos o técnicos, planos, libros, …etc.

B.-Beneficios  intangibles:

  • Aumento de la satisfacción de las personas
  • Mejora del trabajo en equipo
  • Mejora de la seguridad en los puestos de trabajo

A continuación, presento una diapositivas power point donde se exponen los  beneficios tangibles e intangibles  que aporta el programa de aplicación de las “5S”.

Descarga  beneficios_5S

6.-FACTORES CLAVE Y FASES DE IMPLANTACIÓN DE LAS “5 S”.-

Como factores claves para el éxito de las 5S podemos considerar los cuatro siguientes:

  1. Compromiso de la Gerencia: nada se logrará si la gerencia no se compromete, participa activamente en el programa y lucha por comprometer a su gente.
  2. Comenzar las 5S con capacitación: es muy importante que antes de empezar a practicar las 5S en la organización, todos conozcan en qué consisten y entiendan los objetivos del programa.
  3. Involucrar a todo el personal: Se debe de realizar un trabajo en equipo donde todos estén identificados con el programa y luchen para mantenerlo. El objetivo principal es aumentar la participación del personal.
  4. Repetir el ciclo continuamente: La idea no es sólo mantener el nivel alcanzado sino mejorarlo. Cada vez que se repite el ciclo se debe de pensar que siempre existe un escalón que hay que superar.

Es importante tener en cuenta que en un puesto de trabajo las fases o etapas a considerar para la aplicación e implantación de las técnicas de las “5 S “ son las siguientes:

  1. Nominar un grupo de mejora con su líder, estableciendo la normativa de reuniones y la programación o cronograma de las etapas a considerar para la implantación de las técnicas “ 5 S “ en la zona elegida para su estudio.
  2. Definir la zona o Puesto de Trabajo a considerar.
  3. Dibujar un croquis o alzado de la zona, área, departamento o puesto de trabajo fijado.
  4. Identificar y listar todos los materiales o documentos absolutamente necesarios
  5. Analizar en profundidad el origen y destino de los materiales o documentos, según se trate.
  6. Listar todos los materiales o documentos innecesarios.
  7. Separar los materiales o documentos innecesarios, ubicándolos adecuadamente hasta la toma de decisiones con respecto a su destino como venta, reparación o desecho.
  8. Descubrir y anular las causas de aparición de los materiales o documentos innecesarios.
  9. Limpiar con detenimiento toda la zona o puesto de trabajo en estudio.
  10. Anular todos los focos de suciedad encontrados.
  11. Ordenar la ubicación de los materiales y documentos necesarios según su frecuencia de uso, tamaños y pesos, rotación de existencias, sistema de almacenaje,…etc.
  12. Señalar los materiales o documentos necesarios identificándolos por medio de una codificación idónea a desarrollar, que identifique el tipo de material o documento y su ubicación correcta.
  13. Definir e incorporar los habitáculos, recipientes, contenedores, pallets, estanterías, baldas, armarios, archivadores, etc.
  14. Señalar con letreros y etiquetas los habitáculos en donde van a ser ubicados los materiales o documentos necesarios
  15. Estudiar y analizar, si se trata de fabricación de productos, el lote económico del producto mas conflictivo.
  16. Considerar y determinar el flujo de materiales mas adecuado durante el proceso de fabricación en el área, departamento o puesto de trabajo de que se trate.
  17. Racionalizar la ubicación de la maquinaria y equipamiento necesario para las fabricaciones y también la de los documentos que se utilicen en el lugar sujeto a estudio.
  18. Definir y situar los pasillos de paso y zonas de circulación y descanso
  19. Fijar el tamaño y sitio para las zonas de espera y almacenes exiliaras de materiales en proceso y terminados.
  20. Pintar los suelos, paredes, estanterías, siguiendo una normativa a definir.
  21. Planificar la limpieza periódica más idónea para el caso en estudio.
  22. Establecer los controles visuales mas adecuados para efectuar con mayor facilidad el seguimiento del grado de orden, organización y limpieza alcanzado en el sitio en estudio.
  23. Planificar los paseos de seguimiento periódico del progreso en las “ 5 S “
  24. Definir los indicadores de control de avance y método de evaluacion a utilizarse
  25. Ubicar en la planta u oficinas el panel de seguimiento y control que visualice todos los formatos, gráficos, fotos  y documentos que permitan comprobar los progresos realizados.
  26. Realizar las reuniones del líder con su grupo de mejora de la zona en estudio, analizando la situación y solventando los problemas que surjan con las acciones correctoras adecuadas.
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